Conforme una empresa va creciendo y tomando rumbo es necesario comenzar a contabilizar los bienes de esta. El tener nuestros bienes registrados y contabilizados no solo ayuda a poder utilizarlos de una mejor manera, si no que ayuda a maximizar el valor de nuestros servicios, ayuda con las finanzas de la empresa y por último nos permite manejar los riesgos de una mejor manera.
Para poder comenzar a administrar nuestros bienes existe una práctica llamada IT asset management, la cual es una práctica fundamentada y utilizada por la Information Technology Infrastructure Library(ITIL). ITIL nos brinda los fundamentos de asset management para poder comenzar a utilizarlos en nuestra compañía de la manera que nos sea más conveniente, y podríamos comenzar a aplicar estas prácticas manualmente y con los recursos que contamos, ¿pero de verdad valdría la pena hacer todo manualmente si lo que buscamos es tener un mejor control? Para esta situación existen diferentes herramientas o plataformas que nos pueden ayudar a comenzar a utilizar estas prácticas y metodologías de la mano con otras utilizadas por el estándar ITIL. Una de estas herramientas es ServiceNow.
ServiceNow
ServiceNow(SN) es una Plataform as a Service(SaaS) que en español se traduciría a plataforma como servicio que no es nada más que un servicio en la nube que un cierto proveedor provee a un cliente un entorno de desarrollo y herramientas para poder utilizar y crear nuevas aplicaciones dentro de esta plataforma.
SN dentro de su plataforma utiliza metodologías de trabajo como lo es ITIL para poder brindar a sus clientes los mejores estándares de trabajo. SN conecta y logra poder utilizar la mayoría de las prácticas de ITIL de manera conjunta, como son el conjunto de aplicaciones de IT service management(ITSM) la cual está conformada por Incident management, change management, knowledge management, problem management y por ultimo service catalog.
Además cuenta con una robusta base de datos interna mejor conocida como configuration management database(CMDB), esta base de datos nos permite almacenar nuestros bienes y activos. Esto es lo básico que necesitamos para poder comenzar a utilizar la herramienta que nos interesa, que es Asset Management, con la ayuda de las otras dos herramientas podremos comenzar y sacarle el mayor provecho.
IT Asset Management(ITAM) en ServiceNow
La aplicación de Asset Management de SN nos permite integrar diferentes tipos de bienes o “assets” dentro de la CMDB de SN, los assets pueden ser físicos, tecnológicos, contractuales así como assets tecnológicos de aspecto financiero. Dependerá de los requerimientos de nuestra organización decidir que assets manejar en la plataforma. Dependiendo la cantidad de assets será el tiempo y dificultad de manejar los assets, aunque con una configuración adecuada en SN por dificultad no debemos preocuparnos, dado que todos los componentes de la aplicación de asset management nos facilitan enormemente el trabajo hasta llegar al punto de automatizarlo y necesitar nulo o poco trabajo físico.
ServiceNow se establece una serie de metas a lograr con esta aplicación, las cuales son:
- Controlar el inventario que es comprado y usado en la organización.
- Reducir el costo de compras y manejo de assets.
- Seleccionar las herramientas apropiadas para el manejo de assets.
- Manejar el ciclo de vida de los assets desde la planeación hasta su retiro.
- Lograr adecuarse a los estándares y regulaciones establecidas, como por ejemplo ITIL.
- Mejor la experiencia de los servicios IT para los usuarios finales
- Crear estándares y procesos para manejar los assets.
La mayoría de implementaciones exitosas de ITAM requieren de no solo un equipo IT dedicado a esta tarea, sino la colaboración de usuarios finales, finanzas, servicios y por supuesto el equipo técnico encargado de esta aplicación.
Como mencionamos la CMDB es una parte importante de servicenow, y trabaja de la mano con ITAM pero no dejan de ser aplicaciones diferentes además de que ambas tienen diferentes objetivos. ITAM se enfoca en la parte financiera, en poder darle seguimiento a los bienes de la compañía, mientras que Configuration management se enfoca en construir y mantener los elementos de que dan vida a los servicios dentro de la plataforma.
Tipos o clases de assets
ServiceNow nos pone por defecto ciertas clases en las cuales nosotros podemos organizar nuestros assets, esto no quiere decir que nosotros no podamos crear o eliminar los que necesitemos, los assets por defecto de SN son: hardware, licencias de software y consumibles.
CI management y asset management
Como mencionamos anteriormente dentro de servicenow existe una estructura de base de datos la cual hace que servicenow sea como es, esta es la CMDB. Para la CMDB hay un concepto que se llama configuration item(CI) management, CI management y assetmanagement son los encargados de crear assets, estabecer estados de los items y sus sub estados, sincronizar assets y CIs, o retirar assets. Es importante tener una buena relacion de los assets y de los CIs. Los assets son manejados con la aplicación de Asset Management la cual se enfoca en los aspectos financieros de la propiedad. Los configurations ítems están almacenados en la CMDB, que es usada para rastrear los ítems y hacer lo posible para que estén disponibles para los usuarios.
Servicenow nos proporciona una vista de cómo están compuestos.
Stockrooms
En la aplicación de asset management tenemos la opción de crear stockrooms, los cuales son los “almacenes” donde nuestros assets estarán designados. Cuando un stockroom de un asset en particular comienza a escasear se puede crear una notificación que se puede enviar al manager o se puede configurar para que automáticamente transfiera un stock a otro cuando comience a escasear.
Dashboards y reportes
SN además nos ofrece la posibilidad de ver estadisticas y graficas de nuestro sistema de assets, esto gracias a su panel de control o “dashboard” en el cual podemos configurar que tipo de información mostrar, en qué fechas, qué tipos de assets entre otros más filtros disponibles. Estas gráficas facilitan enormemente el trabajo de los técnicos encargados de la aplicación de asset management, el poder revisar de manera rápida y visual el estado de los assets mejor la velocidad de trabajo en la organización
Si desea conocer más sobre el asset management y le interesa implementarlo dentro de su organización no dude en contactarnos, en Convene estamos listos para brindarle la mejor opción dependiendo de su necesidad.
