¿Qué es y para qué sirve el Asset Management?
El propósito de la práctica “IT asset management” es planear y administrar el ciclo de vida de todos los IT assets(bienes). Pero, ¿qué es un IT asset y que no lo es? Un IT Asset o un bien tecnológico en español es todo aquello que sea “Software” o “Hardware” en una ambiente tecnológico. Por ejemplo algunos IT Assets podrían ser: celulares, laptops, impresoras siendo el hardware y algunos assets de software podrían ser licencias de sistemas operativos, antivirus, programas de computadora etc. Es importante que nosotros contemos con una herramienta para poder tener bajo control todos nuestros bienes, o de lo contrario podríamos comenzar a tener pérdidas de hardware o software, pérdida de licencias lo cual podría llegar a causar problemas financieros dentro de nuestra organización. Con lo cual una de las mejores opciones es utilizar la práctica de asset management de la mano con alguna otra herramienta o plataforma que nos ayude a aplicarla.
IT Asset management
El enfoque de IT Asset Management típicamente incluye software, hardware, redes, servicios en la nube, y dispositivos de clientes. En algunos casos también puede incluir assets no pertenecientes a la rama de TI, como puede ser estructuras o información donde estas tienen un valor financiero y requieren ser entregadas a un servicio TI.
Entender el costo y valor de los assets es de vital importancia para poder entender también el costo y valor de nuestros productos y servicios. Esta práctica contribuye a tener una buena visibilidad de nuestros bienes y su valor, lo cual es un elemento clave para una administración de nuestros servicios, así como ser útil para otras prácticas.
Esta práctica requiere tener la información de nuestro inventario lo más acertada posible, lo cual se logra con una herramienta de registro de assets(Asset register). Esta información puede ser obtenida durante la auditoría pero sería una mejor opción obtener y registrar la información mientras es trabajada con un proceso, por ejemplo, cuando algún nuevo hardware es entregado como una laptop o un servidor. Si IT asset management tiene una buena relación con otras prácticas como service configuration management, incident management, change control, o deployment management, entonces la información del asset management puede ser administrada y mantenerla al día con mucho menor esfuerzo.
Además de lo mencionado, el asset management nos ayuda a optimizar el uso de recursos valiosos. Por ejemplo, el número de computadoras disponibles para repartir entre nuestros empleados o clientes es un número limitado, y este requiere ser calculado dependiendo de los acuerdos de servicio, de las peticiones, y de las predicciones de demanda sacadas de los reportes del equipo de performance management.
Los beneficios del asset management para la organización son:
- Maximiza el valor.
- Controla los costos.
- Maneja los riesgos.
- Soporte en la toma de decisiones en compras, rehusar, retirar, y deshacerse de bienes.
- Mantener siempre en orden y regulados los contratos de los bienes.
Las actividades y requerimientos del IT asset management varían dependiendo del tipo de asset:
- Software Assets:Los assets de esta categoría deben de ser monitoreados cuidadosamente para evitar su uso sin licencia o ilegal, lo que podría traer problemas legales, además de evitar su robo o uso por externos de la organización. La organización debe asegurarse que los términos de las licencias se adhieran a los términos establecidos y además es importante que solo sean reusados en los términos que el contrato marca. Es importante además mantener la evidencia de compra y permiso de uso de estos assets. Es muy fácil perder licencias de software cuando un equipo es decomisado, así que es importante que el equipo de IT asset management se encargue de recuperar y respaldar estas licencias para su posterior reuso si está permitido.
- Hardware Assets: Los assets de esta categoría deben de ser etiquetados para ser identificados de manera fácil y sencilla, es importante saber su ubicación para poder protegerlos de robo, daños o robo de información. Algunos necesitarán un manejo especial cuando son reusados o decomisados, por ejemplo, formatear o destruir discos duros dependiendo de la información que contengan y los estándares de seguridad.
- Cloud-based assets: O en español bienes basados en la nube son assets que requieren ser asignados a productos o grupos para que los costos puedan ser administrados mejor. Es necesario que la organización sea flexible y pueda por ejemplo remover instancias que no están siendo utilizadas, sin el riesgo de costos descontrolados.
En todos los casos, la organización necesita asegurarse que el ciclo de vida de cada asset es administrado correctamente. Esto incluye proveer los assets, recibirlos, decomisadorlos, y regresarlos; destrucción de hardware; reuso de software; y otras actividades potenciales.
IT asset management mantiene la información sobre los assets, sus costos y sus contratos relacionados. Por lo tanto, el método de registro de assets es usualmente combinado con la información almacenada en un configuration management system(CMS).Si los dos están separados es importante cuadrar los assets entre los dos, usualmente utilizando un nombre que pueda ser compartido por los dos, esto puede generarse dependiendo de la información que se tenga sobre el asset.
En algunas organizaciones hay un equipo centralizado que es el encargado del asset management. Este equipo en algunas ocasiones también es el encargado del configuration management. En otras organizaciones puede que cada equipo técnico sea el responsable del manejo de IT assets o su soporte.Esto varía dependiendo de las necesidades de cada organización.
Las actividades del IT asset management típicamente incluyen:
- Definir, popular y mantener el asset register en términos de estructura y contenido.
- Controlar el ciclo de vida de los assets en colaboración con otras prácticas(por ejemplo, actualizar software obsoleto o entregar a los nuevos empleados equipo como computadoras o smartphones).
- Proveer información histórica sobre los assets, reportes y soporte a otras prácticas relacionadas con IT assets.
Si te gustaría comenzar a tener mayor control sobre tus bienes y activos no dudes en contactarnos, tener un control y registro de estos le ahorrará tiempo, dinero y aumentará la velocidad con la que su organización se desempeña. En Convene contamos con un equipo listo para trabajar acorde a las necesidades de su organización, dispuesto a brindarle la mayor atención y mejores resultados posible.
