Entrega de proyectos utilizando Project Management
Cuántas veces no hemos planeado algo importante esperando que todo resulte tal cual como lo hemos imaginado solo para encontrarnos que al final no logramos obtener el resultado esperado, o por lo menos en el tiempo y forma que estimamos, pues bien, esto es normal y pasa con bastante frecuencia si no seguimos un modelo correcto de planeación. Ahora bien, si este modelo de planeación no lo aplicamos en nuestros proyectos profesionales, ahí es donde pueden comenzar a hacerse notar estas deficiencias. Toda organización tiene cambios ya sea cada semana, mes o año y dependiendo de la magnitud de el cambio será la dificultad de este para lograrse con éxito. Por lo general los cambios dentro de empresas o implementaciones se llevan a cabo con una estructura de trabajo que es conocido como “Proyecto”. El problema es que muchas veces este proyecto no es administrado de la manera correcta o no cuenta con los suficientes recursos para poder llevarlo a cabo con éxito, ya sea por una mala comprensión de los riesgos u obstáculos que se puedan presentar o por no tener una metodología fundamentada en buenas practicas. Pero, sin lugar a duda el error más común en un proyecto seria no comprender la naturaleza del mismo, un proyecto es algo orgánico, vivo, que va cambiando continuamente, es por ello la necesidad de una metodología que nos ayude a contener los riesgos de tener un proyecto que puede cambiar de dirección o que va a enfrentar obstáculos incapacitantes que no estén previstos; necesitamos una metodología que nos pueda ayudar a enfrentar todos los problemas que conlleven la implementación de cambio o modificación en nuestros procesos u organización.
¿Que es un proyecto?
Los proyectos son estructuras temporales que son creadas con el propósito de entregar uno o más resultados (o productos) acordados en un Business case o caso de negocio. Pueden ser una iniciativa individual o parte de un programa más extenso que se junta con otros proyectos para un conjunto complejo de piezas que dan como resultado una transformación más grande. De todas maneras, incluso los proyectos más pequeños y sencillos deben ser tratados y considerados como un proyecto más y utilizar las mejores prácticas de manejo de proyectos.
La entrega de un proyecto
Existen diferentes formas en la manera en la que es posible entregar un proyecto, dos de las más comunes son el método cascada o “Waterfall” en inglés y la metodología Ágil o “Agile”.
- Agile: La metodología ágil funciona mejor donde los requerimientos del proyecto no son conocidos y tienden a evolucionar con rapidez a través del tiempo, y donde la velocidad de entrega es prioridad sobre los requerimientos exactos.
- Waterfall: La metodología de cascada se trabaja mejor en ambientes donde los requerimientos son conocidos y están expuestos pocos cambios o nulos, y donde la definición del trabajo y los requerimientos son prioridad sobre la entrega.
Un correcto manejo de proyectos es importante para que la organización priorice sus necesidades de:
- Mejorar continuamente sus productos y servicios.
- Mantener sus negocios operativos trabajando de una manera eficiente y efectiva.
Este equilibrio entre proyectos y «negocios como siempre» puede afectar potencialmente a cantidad de áreas, incluidos los recursos (personas, activos, finanzas), niveles de servicio, relaciones con los clientes y productividad, por lo que la capacidad de la organización debe considerarse como parte de su enfoque de gestión de proyectos.
La metodología Waterfall
Esta metodología cuenta con bastantes años de desarrollo y ha sido mejorada conforme ha pasado el tiempo, pero por lo general siempre se ha caracterizado por que sigue una línea de fases en las cuales el proyecto, programa o servicio es trabajado. Estas fases son las siguientes:
- Requerimientos
- Diseño
- Desarrollo
- Pruebas o “Testing”
- UAT(User acceptance Testing) o aprobación de usuario
- Corrección de defectos
- Paso a producción
Metodología Agile
Por lo general como ya vimos la metodología Agile se destaca por entregar el resultado del proyecto de una manera rápida pero funcional. Es manejado por medio de los llamados “Sprints” que no son nada más que periodos de tiempo en los cuales se definen actividades prioritarias del proyecto, cuando el periodo de tiempo de un sprint termina este es evaluado para ver si cumplió con los objetivos del proyecto y se replantearon los objetivos para introducirlos en un siguiente sprint y así sucesivamente hasta que han sido completados todos los objetivos del proyecto.
Una de las grandes ventajas de la metodología agile es que puede observar rápidamente como se va desarrollando el proyecto y se pueden hacer ajustes de manera rápida en cada sprint.
¿Que es el project management?
Por suerte a lo largo de los años se ha desarrollado y ahora existe una disciplina que nos facilita el manejo de proyectos y se le conoce en inglés como Project Management(PM). El propósito clave del PM es asegurar que todos los proyectos en la organización sean entregados con éxito. Esto se logra planeando, delegando, monitoreando y manteniendo un control de todos los aspectos de un proyecto. y además de siempre fomentar la motivación de las personas que están involucradas en el proyecto.
Los proyectos dependen del comportamiento de las personas. El mejor plan de proyecto equivale a muy poco si las personas adecuadas no participan en el momento adecuado. La relación entre el proyecto y la organización también necesita ser considerada, ya que muchos miembros del equipo del proyecto serán tomados de las operaciones comerciales a tiempo completo o parcial.
Beneficios del Project Management
Algunos de los beneficios que trae el project management a la empresa pueden ser:
- Planear: Project Management apoya la planificación estratégica y táctica con métodos y herramientas.
- Mejorar: Muchas iniciativas de mejora son largas y complejas, pero Project management nos ayudará en la práctica para poder administrarlas.
- Interés: El interés de los Stakeholders es un punto importante en la entrega exitosa de cualquier proyecto. Project Management provee a la organización con herramientas y técnicas para los Stakeholders.
- Diseño: El diseño de un servicio puede ser trabajado como un proyecto.
- Obtención: La obtención de nuevos recursos, así como el desarrollo y integración es usualmente hecha como si fuera un proyecto. Muchas técnicas de Project Management sirven para este propósito.
- Entregar y brindar soporte: El diseño, la transición y el traspaso a los consumidores de servicios internos o externos para la administración operativa debe planificarse y ejecutarse correctamente para garantizar que las actividades comerciales habituales no se vean comprometidas. Usando Project Management nos aseguramos de que esto suceda.
Si estás pensando en comenzar un nuevo proyecto y te gustaría empezar a aprender y utilizar las herramientas que nos puede ofrecer Project Management no dudes en contactarnos, en Convene contamos con una gran experiencia en proyectos y conocemos las mejores técnicas y sin duda podemos ofrecerte las que mejor se adapten a tu organización.
