El manejo de proyectos con Servicenow
El project management es un aspecto importante para considerar en toda compañía, hoy en día todas las empresas emprenden proyectos mes con mes, no siempre dan los resultados esperados, es por eso que el manejo de proyectos es vital; unos de los aspectos que estamos abordando en este texto es le uso de la herramienta correcta para el manejo de los proyectos. Entre todas las herramientas disponibles hay una que vamos a analizar mostrando sus virtudes, la herramienta de la que estamos hablando es ServiceNow.
Service Now
Servicenow(SN) es una herramienta que nos brinda una cantidad inmensa de servicios, SN es una llamada Platform as a Service(PaaS) en términos de Tecnologías de la Información(TI). SN está basado en servicios en la nube, esta plataforma nos proporciona “instancias” que están todas almacenadas en sus servidores y desde estas instancias podemos acceder a todas las aplicaciones que nos ofrece. También es posible administrar bases de datos dentro de nuestra instancia de SN con algo llamado CMDB.
Project management application
Dentro de las aplicaciones que nos ofrece SN está la aplicación Project Management, esta es un conjunto de características que nos ayudan a administrar proyectos, tareas y recursos. Además, es posible crear y administrar pequeños proyectos con algunas tareas a grandes carteras que contienen tareas complejas con diversas relaciones y dependencias. La aplicación de PM es una herramienta muy robusta que nos ayudan a alcanzar nuestros objetivos y a trabajar como estamos acostumbrados, de una manera fácil, amigable y efectiva, los dos módulos más importantes son la mesa de trabajo (Project Workbench) y las plantillas de proyecto(Project template).La aplicación de PM también incluye funciones que nos permiten alcanzar los objetivos de nuestros proyectos en consonancia con las demás actividades que gestiona nuestra organización, como:
- Integración con otras funciones y aplicaciones de la plataforma, como gestión de cambios, gestión de recursos e informes.
- Diagramas de Gantt fáciles de leer y listas de estructura de desglose del trabajo que nos ayudan a visualizar grandes proyectos con relaciones y dependencias complejas.
- Formateador de fase en la parte superior de cada registro de proyecto para resaltar la fase actual del proyecto.
- Podemos usar la información que ya esta almacenada en Service Now, como la información de los usuarios, asignación de tareas, aprobaciones, etc.
- Integración con otros aspectos de ITIL, como asignación de tareas, creación de cambios, problemas, tickets, chats, grupos, etc.
El formulario de creación de un proyecto en SN nos permite por defecto introducir información que nos resulta útil a la hora de llevar a cabo el proyecto, esta información de por defecto es:
- Nombre del proyecto: Este campo nos permite escribir el nombre de nuestro proyecto para poder diferenciarlo de los demás proyectos.
- Project Manager: En este otro campo podemos asignar el proyecto a uno de nuestros empleados que vaya a ser el encargado de llevar el proyecto acabó.
- Descripción: Nos permite poner una descripción a nuestro proyecto.
- Fechas: nos permite asignar fechas para nuestro proyecto.
Dependiendo de las necesidades de cada compañía se pueden agregar o quitar campos de la forma del proyecto para no tener información que no sea necesaria.
Project Workbench
Nuestros administradores de proyectos necesitan un sistema para trabajar que les permita llevar todo lo más organizado posible, y en este caso contamos con los project workbench de Servicenow.
El Project Workbench proporciona una ubicación central para crear y administrar proyectos. Este módulo dentro de la aplicación de PM en SN brinda a los administradores de proyectos la capacidad de administrar los diferentes aspectos de un proyecto desde una sola página. El Workbench admite aplicaciones de gestión de proyectos y gestión del ciclo de vida de las aplicaciones, lo que permite un enfoque híbrido de la gestión de proyectos. Los gerentes de proyecto pueden crear proyectos que combinen las metodologías Waterfall y Agile utilizando las fases Waterfall, Agile y Test.
El Project Workbench facilita la gestión de proyectos al presentar la información del proyecto en dos paneles. El panel superior muestra una línea de tiempo con las fases y los hitos del proyecto. El panel inferior muestra los detalles de la fase seleccionada en la línea de tiempo. El banco de trabajo del proyecto proporciona interacción en tiempo real entre la línea de tiempo, la vista de lista y el tablero de tareas visual.
Project Templates
Cuando empezamos utilizar herramientas de administración de proyectos lo ideal es que estas nos faciliten el trabajo y nos puedan guiar mientras aprendemos a desarrollar nuestras propias técnicas de administración, pues bien, en Servicenow existen las plantillas de proyectos.
Una project template define la estructura básica de un proyecto. Las plantillas pueden incluir tareas y subtareas del proyecto, archivos adjuntos, listas de verificación y otra información del proyecto. Debido a que los proyectos a menudo se repiten, las plantillas nos permiten crear, guardar y reutilizar la estructura del proyecto. También puede modificar plantillas existentes, crear proyectos a partir de plantillas y aplicar plantillas a proyectos vacíos. Un proyecto se considera vacío cuando no contiene ninguna subtarea.
Project Manager Dashboard
Service Now permite a nuestros administradores de proyectos tener un panel de control en el cual pueden ver información que está relacionada con el project management, desde los proyectos activos, horas aprobadas para los proyectos etc, además nos permite poder filtrar esta información dependiendo de cuál proyecto tenga en seguimiento nuestro project manager. Es posible incluso poder manejar costos de proyectos de la mano con otras aplicaciones que pueden ser habilitadas en Service Now y nos proporcionan más beneficios extras al que ya ofrece el project management por sí mismo.
En Convene contamos con una gran amplitud de clientes que han usado este modulo y han resultado en grandes historias de éxito. Si quieres conocer mas a detalle estas historias no dudes en contactarnos con gusto te daremos los detalles que necesites sobre nuestras historias de éxito.
Si estás pensando en comenzar un nuevo proyecto y te gustaría empezar a aprender y utilizar las herramientas que nos puede ofrecer Project Management no dudes en contactarnos, en Convene contamos con una gran experiencia en proyectos y conocemos las mejores prácticas y sin duda podemos ofrecerte las que mejor se adapten a tu organización.
